חשבונית יצוא הינו מסמך פורמאלי, המלווה את המטען משערי המפעל ועד מחסן המקבל.
החשבונית משמשת להתחשבנות בין המוכר למקבל, ומשמשת את בתי המכס בארץ היצוא ובארץ היעד, כמו גם את גורמי הביטחון המעורבים בשינוע המטען.
על כן, מחויבת החשבונית לכלול את הפרטים הבאים :
שם היצואן וכתובתו
שם הקונה וכתובתו
באם שונה מפרטי הקונה: שם המקבל וכתובתו (רצוי שיצוין שם איש הקשר ומספר טלפון ).
במשלוחים לארה"ב : יש לציין US TAX NUMBER
תיאור הסחורה: יש לציין את שם הפריט, ולא להסתפק במספר קטלוגי או קוד טכני שנהיר רק לאנשי המקצוע. יש לציין כמה פריטים יש מכל סוג, ערך פריט וסה"כ סכום לחיוב. במידה ויש הערות או תוספות למחיר,כגון הנחה,עמלה,עלויות שילוח וביטוח ,יש לציין זאת במפורש.
סוג מטבע .
ארץ מקור.
תנאי משלוח (ראה INCOTERMS)
תאריך הנפקת החשבונית
מספר חשבונית
תנאי תשלום שהוסכמו עם הקונה
שם מלא ותואר של בעל התפקיד מנפיק החשבונית
מיפרט אריזה (PACKING LISTׂ )יש לצרף לכל משלוח המכיל שתי חבילות ויותר.
במיפרט יש לציין כמות אריזות, מידות ומשקל כל אריזה, ותכולתה - מבחינת מהות הטובין הארוזים בכל אריזה ומספרם.
יש לסמן באופן ברור את האריזה (אריזה X מתוך Y אריזות), ולציין מספר האריזה הרלבנטית במיפרט האריזה.
על מנת ליצור שיטת סיווג טובין כלל עולמית לצרכי מכס , הוגדרה שיטת HARMONISED SYSTEM (ובקיצור HS ). סיווג זה קובע את שיעורי המכס והמיסים כמו גם תהליכי רישוי למוצרים השונים בארצות השונות. סיווג זה נגזר בעיקר מתיאור הטובין, כפי שמפורט בחשבונית היצוא.
כל עמיל מכס / ברוקר, נדרש להציג למכס יפוי כח חתום ותקף מטעם הלקוח שלו, על מנת שיוכל לייצגו מול רשויות המכס. יפוי כח זה הינה למטרת הפעילות מול המכס בלבד .
המכס האמריקאי מבקש להבטיח כי כל המיסים והתשלומים הנדרשים בעת יבוא לתוך ארה"ב
ישולמו ע"י היבואן.זאת במיוחד אם התגלה לאחר מועד שחרור הטובין כי בשל סיווג שגוי או סיבה אחרת, שולם מכס בחוסר.
על כן כל יבואן לארה"ב מחויב בתשלום ערבות למכס האמריקאי.
האמצעי הנפוץ והמקובל להימנע מתשלום ערבות במזומן או מניעת עיכוב בתהליך היבוא לתוך ארה"ב הוא שימוש ב"בונד" . ה"בונד" מהווה פוליסת ביטוח ,ומונפק על בסיס שנתי (המכסה כל יבוא לארה"ב עבור יבואן מסוים) או לפעולת יבוא חד-פעמית. ניתן לעשות זאת ישירות מול חברת ביטוח אמריקאית או באמצעות עמיל המכס.